Certaines fonctionnalités avancées peuvent faciliter la vie des professionnels qui organisent et animent des visioconférences. Encore faut-il connaître leur existence et penser à les utiliser !
Cet article a pour but de vous faire découvrir certaines fonctionnalités avancées d’Iboo, et de vous donner des idées pour optimiser l’animation de vos futures visioconférences.
Enregistrer vos visioconférences
La plupart des solutions offrent la possibilité d’enregistrer la visioconférence. Cette fonctionnalité est intéressante à plusieurs titres.
Lorsque l’on planifie une réunion avec plusieurs personnes, il arrive régulièrement qu’un empêchement de dernière minute entraîne l’absence de l’un des participants. Bien souvent, d’autres doivent partir en avance pour respecter leur agenda.
Enregistrer la visioconférence est une bonne solution pour que les personnes n’ayant pas pu y participer (ou ayant manqué le début / la fin) puissent prendre ultérieurement connaissance des points évoqués et des décisions prises pendant la réunion.
Si vous dispensez une formation que vous souhaitez réutiliser ou diffuser publiquement, la fonctionnalité d’enregistrement vous sera également très utile.
Parfois, des sujets confidentiels ou personnels sont abordés lors des réunions en ligne. Iboo offre la possibilité de mettre sur pause et de reprendre l’enregistrement dès que le besoin s’en fait sentir.
Prise et partage de notes
Pouvoir prendre des notes sans quitter l’interface de la visioconférence, voilà une fonctionnalité bien utile pour la personne chargée du compte-rendu de la réunion.
Sur Iboo, les notes peuvent être partagées et éditées par tous les participants. Téléchargeables, elles peuvent ensuite être enregistrées ou transmises aux collaborateurs.
Vous ne vous demanderez plus jamais ce qui a été dit ou non pendant une réunion !
Les fonctionnalités de sondage / vote
Certaines solutions de visioconférences permettent à l’animateur de créer un sondage / de soumettre une question à un vote. Cette fonctionnalité présente plusieurs intérêts.
D’abord, elle facilite la prise de décision. Elle permet à la fois de poser des questions fermées (oui / non), ou ouvertes, à choix multiples. Qu’il s’agisse de voter pour la date de la prochaine réunion, de choisir le meilleur visuel marketing parmi plusieurs propositions ou encore de récolter du feedback, les sondages sont l’outil idéal.
Anonymes, ceux-ci permettent aussi à chaque collaborateur de s’exprimer librement, sans crainte d’être jugé. L’animateur peut ensuite partager le résultat du sondage aux participants.
Le tableau blanc
Le tableau blanc est un espace où chacun peut contribuer, que ce soit en dessinant ou en écrivant (comme sur un tableau physique). Cet outil est particulièrement utile pendant les sessions de brainstorming, pour noter et classer les différentes idées évoquées.
Ces informations peuvent être organisées à l’aide d’une barre à outils qui permet de dessiner des formes, de changer de couleur… Ce document co-construit est également adapté aux équipes qui utilisent les méthodes agiles, ou encore aux créatifs qui souhaitent esquisser des croquis.
Lever la main
Lorsque l’on participe à une visioconférence, l’une des difficultés majeures réside dans la fluidité de la communication. Ne pas parler en même temps, ne pas se couper la parole… c’est pour cela qu’Iboo a intégré la fonctionnalité “Lever la main”.
Celle-ci permet à chaque participant de demander la parole. L’animateur répartit ainsi le temps de discussion en fonction pour que chacun puisse s’exprimer sans être interrompu.
Cette fonctionnalité est particulièrement adaptée aux secteurs de la formation en ligne et de l’éducation. Les apprenants peuvent ainsi lever la main quand ils souhaitent poser une question sans couper le formateur dans sa présentation.
Passer la main de l’animation
Autre fonctionnalité avancée intéressante : la possibilité pour l’organisateur de la visioconférence de passer la main de l’animation à une autre personne. Ce collaborateur peut alors partager son écran, télécharger une présentation, une vidéo… tant qu’il est animateur.
Il peut ensuite redonner la main à l’organisateur ou la passer à quelqu’un d’autre. Une fonctionnalité très utile dans le cadre d’une présentation de groupe et qui permet de dynamiser les réunions en ligne.
Créer des sous-réunions
Lorsque vous animez une visioconférence Iboo, vous pouvez diviser votre réunion en plusieurs sous-réunions. Ainsi, vous pouvez répartir les participants en plusieurs groupes de travail, pendant un temps donné.
En entreprise, vous pouvez par exemple demander à vos collaborateurs de réfléchir par groupes de deux ou trois à une seule et même question pour maximiser le nombre d’idées. Dans le cadre d’une formation en ligne, l’animateur peut proposer aux apprenants de plancher en petits groupes sur des sujets différents avant une mise en commun.
Tout est possible ! Une fois ce temps en groupe terminé, l’animateur peut fusionner toutes les sous-réunions en une seule réunion pour un débriefing commun.
Utiliser ces fonctionnalités avancées vous permettra d’accroître la productivité de vos visioconférences, de fluidifier la communication, de libérer la parole et la créativité de vos équipes. N’hésitez pas à préparer l’animation de vos réunions en ligne en les prenant en compte !
