Préparer une réunion en ligne avec ses collègues, clients ou partenaires ne s’improvise pas.
Voici quelques conseils de préparation pour garantir leur bon déroulement et la productivité de ce moment d’échanges :
Préparer l’ordre du jour
Avant toute chose, vous devez identifier précisément l’ordre du jour de la réunion que vous allez organiser. Il vous permettra d’informer en avance les participants du sujet exact qui sera discuté lors de la visioconférence, mais aussi de cadrer les débats s’ils venaient à trop dévier.
Pour aller plus loin dans la préparation, vous pouvez structurer le déroulé de votre réunion en listant l’ensemble des points à traiter. Cela évitera les digressions et assurera que tous les éléments importants soient discutés au cours de la visioconférence.
Identifier les participants et limiter leur nombre
Une fois l’ordre du jour identifié, il convient de définir le nombre de participants. Conviez les intéressés par le sujet de la visioconférence, et eux seuls. Pour ce faire, demandez vous quel est le rôle de chaque participant vis-à-vis du sujet que vous allez aborder. Si vous ne trouvez pas de réponse précise pour certains collaborateurs, c’est que ces derniers ne sont pas directement impliqués. Il n’est donc pas la peine de les inviter.
Limiter le nombre de participants de votre visioconférence, c’est d’abord épargner une perte de temps aux personnes qui ne sont pas concernées par le sujet de la réunion. C’est aussi un bon moyen pour éviter les digressions et garantir la productivité des échanges.
Fixer les objectifs de la visioconférence
Au-delà de l’ordre du jour, il est important de fixer le ou les objectifs de la visioconférence que vous organisez. Ces objectifs doivent être partagés par tous les participants atteignables pendant la réunion : “définir le budget marketing du trimestre à venir” ou “établir la stratégie commerciale pour le lancement de notre prochain produit”.
Préparer votre visioconférence en fixant des objectifs permettra aussi de définir plus facilement les prochaines actions à mettre en place et de se projeter dans la création des prochains livrables.
Définir la durée de la visioconférence (et s’y tenir)
Selon la densité du contenu prévu pour votre visioconférence, il est important de définir une durée précise et de s’y tenir. Vous, vos collègues, vos clients, vos partenaires : tout le monde a un agenda et doit respecter des impératifs. C’est pourquoi votre réunion doit commencer à l’heure, même s’il y a des retardataires et finir à l’heure (ou mieux, en avance !). Respecter le timing de votre visioconférence permettra d’éviter que certains participants ne la quittent en cours de route pour ne pas être en retard à leur prochaine réunion.
Préparer les documents de travail
Ce n’est pas parce que votre réunion prend la forme d’une visioconférence que vous ne pouvez pas partager des documents de travail. Qu’il s’agisse d’une présentation à dérouler, de photos, de vidéos, ou encore d’un partage d’écran (très utilisé notamment dans le domaine de la formation), ces supports permettent de gagner en dynamisme et en efficacité. Il convient donc de les préparer soigneusement en amont.
Choisir des outils et du matériel de qualité
Dans la préparation de votre visioconférence, le choix de la plateforme que vous allez utiliser n’est pas anodin. Celle-ci doit garantir la sécurité de vos données tout en étant simple d’utilisation et facilement accessible. Par exemple, le fait de devoir télécharger une nouvelle solution de visioconférence pour pouvoir participer à la réunion est une vraie contrainte pour les participants. Chez Iboo, nous avons conçu une solution de visio ultra sécurisée, hébergée en France, simple d’utilisation et accessible en quelques clics sans téléchargement.
Par ailleurs, la qualité de votre matériel audio et vidéo ne doit pas être négligée. N’hésitez pas à effectuer des tests au préalable afin de vérifier que tout fonctionne correctement et que votre webcam et votre micro vous permettent d’animer la visioconférence dans de bonnes conditions.
Assurez-vous d’être au calme
Il est évident que pour être pleinement concentré et attentif aux échanges qui se tiendront, vous aurez besoin d’être au calme. Dans un contexte où les confinements s’enchaînent et les enfants restent à la maison, ne pas être dérangé pendant une visio peut vite devenir un véritable défi. Si votre domicile est un environnement trop bruyant, anticipez cette difficulté. Cherchez un endroit qui vous permettra d’animer la visioconférence en toute tranquillité : bureau à louer, espace de coworking…
Vérifiez votre connexion
Rien de plus frustrant que de ne pas être entendu ou d’être déconnecté à cause d’une mauvaise connexion. Pour éviter cette mésaventure, assurez-vous que votre connexion soit suffisamment stable et performante, surtout si vous animez votre réunion depuis un lieu dont vous n’avez pas l’habitude. Plusieurs outils en ligne permettent de tester gratuitement votre connexion.
Envoyez un rappel automatique un peu avant le début de la visio
Pour rappeler à chaque participant que la visioconférence approche à grands pas, certaines solutions permettent de programmer des rappels. Le but est de redonner les informations clé, comme les horaires et l’objet de la réunion. En leur rafraîchissant la mémoire une journée ou même quelques heures avant le début de la visio, les participants ne pourront pas oublier d’y participer.
Si votre solution de visioconférence permet de sécuriser la réunion avec un mot de passe, le rappel est l’occasion de le communiquer pour que chacun puisse se connecter en temps voulu.
En résumé, pour bien préparer vos visioconférences et garantir leur productivité, l’anticipation est le maître mot ! En suivant ces conseils, vos réunions devraient gagner en concision et en efficacité. Dans un prochain article, nous discuterons des techniques d’animation qui renforceront encore davantage la productivité de vos visioconférences !
N’hésitez pas à essayer gratuitement Iboo pour vos prochaines visioconférences professionnelles !
