Depuis le mois de mars 2020, date du premier confinement, la visioconférence s’est installée dans le quotidien de toutes les entreprises françaises. La plupart d’entre elles ont choisi leur solution de visio dans l’urgence, sans réflexion approfondie, pour assurer la continuité opérationnelle de leur activité.
Aujourd’hui, beaucoup reconsidèrent le choix de leur outil de visioconférence pour respecter les contraintes réglementaires et accroître la sécurité de leurs échanges. Il existe beaucoup de solutions de réunions en ligne sur le marché. Découvrez les critères à étudier pour choisir l’outil de visioconférence qui sera le mieux adapté aux besoins de votre entreprise.
Les conséquences de l’invalidation du Privacy Shield sur le choix de votre solution de visioconférence professionnelle
Avant toute chose, il convient de comprendre comment le contexte réglementaire va impacter le choix de votre solution de visioconférence. Au mois de juillet 2020, la Cour de justice de l’Union européenne (CJUE) a prononcé l’invalidation du Privacy Shield, un accord qui permettait le transfert de données entre l’Union Européenne et les entreprises américaines.
La CJUE a en effet estimé que les États-Unis n’assuraient pas suffisamment la protection des données des utilisateurs européens. Par exemple, le Cloud Act permettait aux autorités américaines d’accéder aux données des citoyens et des entreprises européennes si celles-ci étaient hébergées sur les serveurs d’entreprises assujetties au droit américain, peu importe l’emplacement de ces serveurs.
L’invalidation du Privacy Shield est lourde de conséquences pour les entreprises européennes : utiliser des solutions qui transfèrent des données vers les États-Unis est désormais illégal ! Pour être en conformité avec la RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données), il est désormais impératif d’opter pour une solution de visioconférence européenne. Il est donc illégal d’utiliser Google Meet, Microsoft Teams, Zoom, Go To Meeting ou encore Cisco Webex, ce qui réduit d’office les possibilités.
Quels critères étudier pour choisir une solution de visioconférence européenne ?
Plusieurs critères sont à prendre en compte pour choisir votre outil européen de visioconférence professionnel :
Installation ou utilisation en ligne ?
Il s’agit là d’une question importante ! Est-il obligatoire de télécharger et d’installer l’outil de visioconférence sur votre appareil pour pouvoir l’utiliser ? Les personnes invitées à la réunion doivent-elles en faire de même ?
Cette obligation est une vraie contrainte. Au sein d’une entreprise, devoir installer un logiciel sur l’ensemble du parc informatique (PC fixes, mobiles, téléphones professionnels) est très chronophage. Par ailleurs, devoir encourager vos clients, fournisseurs et partenaires à télécharger et à installer la solution que vous aurez choisie afin de pouvoir communiquer est un autre frein important.
Préférez une solution de visioconférence en ligne, facilement accessible à tous et ne requérant aucune installation. Les réunions en ligne y sont directement accessibles via une adresse url et un mot de passe de connexion.
La simplicité d’utilisation
L’ergonomie et la simplicité d’utilisation de l’outil de visioconférence sont un autre critère à considérer. L’interface de la solution doit être suffisamment compréhensible pour être utilisée instinctivement sans explication.
Ainsi, pas besoin de dispenser une formation à vos collaborateurs pour utiliser la solution. La prise en main doit se faire très facilement, y compris pour des personnes qui ne sont pas forcément à l’aise avec les nouvelles technologies.
Le nombre de participants à la visioconférence
Selon la taille de votre entreprise, vous pourriez avoir besoin d’organiser des visioconférences avec un grand nombre de participants. Si c’est le cas, vérifiez que le nombre maximum de collaborateurs proposé par la solution que vous aurez choisie soit en adéquation avec votre besoin en matière de communication.
Les fonctionnalités collaboratives
Les fonctionnalités proposées (ou non) par les différentes solutions du marché sont un autre critère à étudier. Est-il possible de projeter une présentation ou d’effectuer un partage d’écran ? D’enregistrer l’audio ou la vidéo de la réunion ? La solution ajoute t-elle automatiquement la réunion dans l’agenda des participants ? Est-il possible de communiquer par chat écrit ? Les participants peuvent-ils prendre des notes en direct ?
Identifiez les fonctionnalités qui vous semblent indispensables pour sélectionner les solutions les plus pertinentes.
La sécurité avant tout
La confidentialité de vos échanges et la sécurité de vos données ne doivent jamais être compromises. Pour s’en assurer, il est important de consulter les garanties proposées par les solutions de visioconférence en matière de sécurité.
Commencez par vérifier que la solution soit bien conforme à la RGPD et aux normes européennes. Puis, intéressez-vous à la sécurité des données : un chiffrement de bout en bout des données est-il proposé par la solution ? Enfin, l’hébergement est un autre aspect à prendre en compte : la solution est-elle hébergée dans un Data center labellisé ?
La tarification
Une fois que vous aurez trouvé la solution qui vous convient, tant sur le plan de la sécurité que de l’usage, prenez le temps de consulter sa politique tarifaire. Quels sont les tarifs pratiqués ? Est-il possible de tester l’outil gratuitement ? Quelle est la période d’engagement ?
La possibilité d’essayer gratuitement la solution est particulièrement importante pour que vous puissiez la valider par l’usage avant de souscrire à un abonnement.
L’origine de la solution
Est-il important pour votre entreprise de soutenir une solution locale conçue en France ? Si le made in France est une valeur que vous souhaitez porter, vous pouvez opter pour l’une des solutions de visioconférence 100% française du marché. En faisant ce choix, vous aurez aussi l’avantage de bénéficier d’un service client en français.
En vous appuyant sur les critères listés ci-dessus, vous serez en capacité de choisir sereinement la solution de visioconférence professionnelle qui conviendra le mieux à votre entreprise !
À propos d’Iboo : Iboo est une solution de visioconférence professionnelle française facile d’utilisation, sécurisée et abordable, pour que la confidentialité des échanges professionnels soit accessible à tous.
