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Animer réunion d'équipe en ligne

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10 conseils pour animer une réunion d’équipe en visioconférence

Animer une réunion d’équipe dans un contexte de travail à distance est un défi que beaucoup de managers doivent relever. Ces réunions permettent à la fois de maintenir la cohésion du groupe, l’entraide, mais aussi sa productivité.

Mais comment animer une réunion d’équipe de manière dynamique quand on est chacun derrière son ordinateur ? Comment encourager chaque membre de l’équipe à s’exprimer quand nous ne sommes pas assis autour d’une table ? Voici 10 conseils pour animer une réunion d’équipe en visioconférence.

1. Allouez un temps de discussion informel au début de la réunion

En tant qu’animateur, arrivez un peu en avance dans le salon de la visioconférence et accueillez les membres de votre équipe au fur et à mesure. Prenez le temps de prendre rapidement des nouvelles de chacun. Ce moment informel permet tout de suite de créer du lien avec votre équipe et de commencer la réunion en douceur avant de rentrer dans le vif du sujet.

2. Mesurez la météo de l’équipe

L’énergie et la créativité d’un collectif sont directement impactées par l’état d’esprit de chaque individu qui le compose. La météo de l’équipe est un moment où chaque personne est invitée à exprimer et expliquer son humeur du moment, de manière orale ou visuelle (avec des post-it par exemple).

Puisque nous sommes tous humains, il peut nous arriver d’être fatigué, de mauvaise humeur ou d’avoir la tête occupée par des sujets liés à notre vie privée. Animer une météo d’équipe permet de mieux comprendre les autres participants, d’éviter les interprétations erronées et d’adapter son management à l’état d’esprit du groupe.

3. Rappelez l’objectif de la réunion et le temps imparti

Votre équipe traite certainement une multitude de missions en parallèle. Il est impossible de tout aborder en une seule réunion. Il convient donc de définir un objectif et de s’y tenir : informer, échanger, débattre, prendre une décision, trouver de nouvelles idées, définir une stratégie… L’objectif fixé doit être atteint à la fin de la réunion.

Le temps imparti doit également être rappelé au début de la réunion pour cadrer les discussions et éviter les digressions. Il peut être rappelé si une conversation est en train de dévier du sujet : “il nous reste 10 minutes pour définir les prochaines étapes du projet, essayons de nous concentrer sur cet objectif”.

 

4. Rappelez le rôle de chacun pendant la réunion

Beaucoup d’équipes aiment attribuer à chaque membre un rôle pendant une réunion. Le scribe, qui prend des notes pendant la réunion et est chargé de l’envoi du compte-rendu, le gardien du temps, qui doit s’assurer que le timing de la réunion soit respecté…

Si vous attribuez un rôle à vos collaborateurs pendant la visioconférence, veillez à bien rappeler la mission de chacun avant de commencer.

 

5. Célébrez les victoires

Une réunion d’équipe est le moment parfait pour célébrer les victoires, grandes ou petites ! Il est important de souligner à la fois les performances individuelles et collectives et de faire preuve de reconnaissance au collectif pour ses performances. 

À l’échelle du groupe, le fait de célébrer les victoires permet d’entretenir le moral de l’équipe et de créer une dynamique positive. À l’échelle individuelle, ces célébrations entretiennent l’estime de soi des collaborateurs, leur engagement et contribuent à leur épanouissement professionnel.

Ces moments positifs sont d’autant plus importants dans un contexte de travail à distance, pour maintenir l’équipe soudée et éviter à ses membres de se sentir seuls.

 

6. Demandez l’avis de chacun

Pour certaines personnes, il est plus difficile de prendre la parole lors d’une visioconférence que lorsque l’on se trouve autour d’une table. L’animateur doit alors repérer les collaborateurs qui restent silencieux, et les encourager à participer en leur posant des questions et en leur demandant leur avis.

Certaines solutions de visioconférence, dont Iboo, proposent des fonctionnalités de vote et de sondage pour solliciter l’avis de l’ensemble de l’équipe. La possibilité de soumettre une question à un vote permet de prendre rapidement une décision, sans que celle-ci puisse être remise en question. Les sondages peuvent permettre de dégager facilement des tendances ou des préférences. En fonction du contexte, il est possible de rendre ces votes ou ces sondages anonymes pour libérer la parole.

7. Tirez profit des tableaux blancs numériques

Si votre outil de visioconférence comporte un tableau blanc numérique, vous pouvez l’utiliser pour rendre vos visioconférences plus productives. Dans le cadre d’un brainstorming, le tableau blanc vous permettra de noter, regrouper et catégoriser les différentes idées qui seront proposées par l’équipe.

Il est également possible de l’utiliser pour dessiner, tracer des schémas et organiser des idées de manière visuelle. Il peut aussi être mis à profit pour la météo de l’équipe, évoquée précédemment.

8. Faites le point sur les freins et les difficultés rencontrés

Une réunion d’équipe doit être l’occasion pour chaque membre de pouvoir exprimer les difficultés qu’il rencontre. Ainsi, les autres collaborateurs peuvent proposer leur assistance ou soulever de nouvelles idées et solutions pour aider leur collègue.

Le but est d’éliminer les blocages pour que chacun puisse sortir de la réunion en ayant la possibilité de pouvoir avancer sur ses missions.

 

9. Définissez les prochaines étapes et le rôle de chacun

Au moment de conclure la visioconférence d’équipe, il est important de rappeler les décisions qui ont été prises et les actions qui en découlent. Échangez avec votre équipe pour vous répartir les tâches, de sorte à ce que chacun sache quoi faire et dans quel délai. Si nécessaire, planifiez d’avance la prochaine réunion d’équipe.

Ces informations figureront dans le compte-rendu qui sera envoyé par le scribe à la fin de la réunion.

10. Remerciements et questions

Avant de mettre fin à la visioconférence, prenez le temps de remercier votre équipe pour leur participation. Demandez également s’il y a des questions afin de ne laisser personne partir avec une incompréhension et d’éviter les quiproquos. 

Ces astuces vous permettront d’animer vos visioconférences de réunions d’équipe de manière dynamique et de maximiser l’engagement des participants pour gagner en productivité. N’hésitez pas à consulter notre article sur la préparation des visioconférences pour être prêt le jour J !